Privacy reglement:

Zangkoor Deo Favente van de Vrije Evangelische Gemeente Scherpenzeel

 

 

 Privacyreglement 

In dit reglement laat het zangkoor Deo Favente van de Vrije Evangelische Gemeente Scherpenzeel (hierna te noemen “het koor”) zien op welke manier zij dagelijks omgaat met persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is. Het reglement is een nadere uitwerking van het privacybeleid.

 

Privacy speelt een belangrijke rol in de relatie tussen enerzijds de koorleden, dirigent, begeleiders en donateurs en anderzijds het koor. Privacy staat daarmee hoog op de agenda.

 

Het koor heeft de verantwoordelijkheid over persoonsgegevens en gegevensuitwisseling op alle terreinen waar ze actief zijn. Het koor is verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwe­lijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van burgers. Dat geldt voor alle taken, bijvoorbeeld op het gebied van de ledenadministratie en het organiseren van koor-activi­teiten. Goed en zorgvuldig omgaan met persoons­gegevens is een dagelijkse bezigheid van het koor.

 

Het beschermen van de privacy is complex, en wordt steeds complexer door technologische ontwik­kelingen, de decentralisaties, grote uitdagingen op het terrein van veiligheid en nieuwe Europese wet­geving. Daarom vinden wij het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, en de privacy waarborgen.

  

 

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) regelt het juridische kader voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland. Deze wet is op 25 mei 2018 in werking getreden, samen met de uitvoeringswet. De AVG is de Nederlandse uitwerking van de Europese wetgeving die GDPR genoemd wordt: de General Data Protection Regulation (GDPR).

 

De AVG zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacyrechten met meer verant­woordelijkheden voor organisaties. Ook koren dienen te voldoen aan deze wetgeving.

  

De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (Artikel 4, AVG):

 

 

Betrokkene: De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.

 

Verwerker: De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.

 

Persoonsgegevens: Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan u een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, religieuze overtuiging, politieke voor­keuren of het Burgerservicenummer (BSN).

  

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling: Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA) of ook wel Data Protection Impact Assessment (DPIA).

  

Verwerkingsverantwoordelijke: Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

 

 

Verwerking: Een verwerking is alles wat u met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen.

 

 

Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens die binnen het zangkoor Deo Favente van de Vrije Evangelische Gemeente Scherpenzeel plaatsvinden.

  

 

Het bestuursorgaan van het koor is verantwoordelijk voor de verwerkingen die door of namens het koor worden uitgevoerd. Met het bestuursorgaan van het koor wordt het dagelijks bestuur bedoeld.

 

 

De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoons­gegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een ver­werking:

 

•                     Verzamelen, vastleggen en ordenen

 

•                     Bewaren, bijwerken en wijzigen

 

•                     Opvragen, raadplegen, gebruiken

 

•                     Verstrekken door middel van doorzending

 

•                     Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen

 

•                     Samenbrengen, met elkaar in verband brengen

 

•                     Afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens

 

 

 

 

Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vast­gesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden.

 

 

De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn.

                        Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:

 

•                     Om een verplichting na te komen die in de wet staat;

 

•                     Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel is

                         (of was);

 

•                     Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden;

 

•                     Voor de goede vervulling van de taken van het koor;

 

•                     Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking.

 

 

 

 

De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeen­stemming met de wet, en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk ver­zameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt.

  

In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende) persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden.

  

Het koor zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligt het koor alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft. Hoe het koor dit doet staat in het informatiebeveiligingsbeleid van het koor en in een eventueel aanvullend beveiligingsplan specifiek opgesteld voor een proces of registratie.

 

  

 

Het koor geeft geen informatie door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of internationale organisaties.

 

 

 

 

 

Het koor informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan het koor geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop het koor met persoonsgegevens om zal gaan. Dit kan bijvoorbeeld via een formulier gebeuren. Vaak staat op de formulieren vermeld welke gegevens zonder toestemming niet openbaar gemaakt worden.

  

De betrokkene wordt niet nogmaals geïnformeerd als hij/zij al weet dat het koor persoonsgegevens van hem/haar verzamelt en verwerkt, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt.

  

Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten de betrokkene om, wordt de betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze voor de eerste keer worden verwerkt.

  

Overige personen waarvan persoonsgegevens worden verkregen, denk bijvoorbeeld aan bezoekers van onze website, informeren wij op de locatie zelf (bijv. via cookie-statement bij bezoek aan de website). Voor de goede orde, het koor werkt niet met cookies.

 

 

Het koor bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van haar taken, of zoals vastgelegd in de Archiefwet. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.

 

 

 

De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:

 

•        Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan het koor te vragen of zijn/haar               persoonsgegevens worden verwerkt.

 

•        Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier,           zijn/haar gegevens worden verwerkt.

 

•        Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een                   verzoek indienen bij het koor om dit te corrigeren.

 

•        Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan het koor te vragen om hun                                 persoons­  gegevens niet meer te gebruiken.

 

•        Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven               om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten               verwijderen.

 

•        Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de                         verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. Het koor zal hieraan voldoen,

          tenzij er gerecht­vaardigde gronden zijn voor de verwerking.

  

 

Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend worden. Het koor heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal Het koor laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren.

  

Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij het koor, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan het koor aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.

 

 

 

 

Profilering vindt plaats wanneer er een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens plaats­vindt waarbij aan de hand van persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren, of om zaken te kunnen voorspellen. Voorbeelden van persoonlijke aspecten kunnen zijn; financiële situatie, interesses, gedrag of locatie.

 

Het zangkoor Deo Favente maakt geen gebruik van profilering.

  

 

 

Het koor is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan het koor de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:

 

•       De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de                          gezamen­lijke verwerkingsverantwoordelijke;

 

•       De doelen van de verwerking;

 

•       Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;

 

•       Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;

 

•       Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale                organisatie;

 

•       De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist;

 

•       Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.

 

 

 

Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Het koor voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking, een grootschalige verwerking, of wanneer er een groot­schalige monitoring van openbare ruimten plaatsvindt. Dit geldt in het bijzonder bij verwer­kingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.

  

 

Het koor is op basis van de AVG niet verplicht een FG aan te stellen. Omdat het koor wel belang hecht aan het goed omgaan met privacy en persoonsgegevens heeft zij wel een Privacy Coördinator aangesteld. U vindt de contactgegevens van de Privacy Coördinator aan het einde van dit document.

  

De taken van de Privacy Coördinator zijn informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren binnen Het koor. Ook houdt de Privacy Coördinator de relevante ontwikkelingen op gebied van privacy bij. De verschillende onderdelen binnen het koor hebben hun eigen verantwoordelijkheid in het goed omgaan met privacygevoelige gegevens.

 

 

 

We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden meldt het koor dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd.

 

 

Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt het koor dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal.

 

 

Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd en worden, indien nodig en mogelijk, maatregelen getroffen.

 

 

 

Als het koor een wettelijke verplichting niet nakomt kan de betrokkene een klacht indienen. Deze zal in eerste instantie via de klachtenregeling van het koor worden behandeld. In gevallen waar het reglement niets over zegt, beslist het koorbestuur. De betrokkene heeft altijd mogelijkheid om, wanneer de klacht niet adequaat via het koor zelf afgehandeld wordt, zich te wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

  

 

Gegevens Privacycoordinator

 

 Naam                Zangkoor Deo Favente van de Vrije Evangelische Gemeente Scherpenzeel

 

Postadres           Wilgenhof 21. 3925 HS Scherpenzeel

 

Bezoekadres      Pr. Marijkelaan 3, 3925 HA Scherpenzeel

 

Telefoon            06-27424886

E-mail                zangkoordeofavente@hotmail.com